CAPÍTULO II

2. Descripción del departamento donde se realizó las pasantías:

Departamento de Crédito y Cobranzas.

Está encargado del manejo y control de cuentas de proveedores y clientes, así mismo, está en la capacidad de realizar el cobro a clientes reales y morosos con el objetivo de ofrecer un servicio cordial a los clientes.

Función general del Departamento de Crédito y Cobranzas:

• Otorgamientos de los créditos: Otorgar créditos a los clientes que desean comprar mediante esta modalidad, en las condiciones que están establecidas por la empresa.
• Estudio de los estados financieros e información anexa: Para tener información financiera en la decisión de otorgar crédito.
• Gestión efectiva de la cobranza: Las gestiones de cobranza deben enfocarse a los clientes difíciles en sus pagos, considerando el motivo de dicho atraso.
• Informes a la gerencia: Deberá presentar informes referentes a los créditos solicitados, los montos, si fueron aprobados o no.
• Control de personal a su cargo: Como jefe del departamento de crédito y cobranza existe la obligación de supervisar al personal a su cargo.
• Determinación de malas deudas: El riesgo de otorgar créditos ha ocasionado malas deudas que escapan a cualquier control interno. Es responsabilidad del jefe de crédito y cobranza identificar a los clientes con los que es inútil ejercitar acción alguna de cobranzas por considerarlos malos deudores.
• Verificación de documentos: Uno de los fundamentos del control interno dentro del departamento de cobranzas es verificar los documentos, para disminuir el riesgo de cartera vencida. 

Cargos y actividades del Departamento de Crédito y Cobranza:

• Manejo de caja chica.
• Elaboración de informes contables para mejorar el procedimiento de auditoria.
• Actuar ante carteras vencidas.
• Realizar el pago oportuno a los proveedores.
• Crear sistemas estándares de evaluación de créditos.

Departamento de Sistemas:

Es un conjunto de funciones y pasos ejecutados por la dirección para que su trabajo sea desempeñado con mayor eficiencia, efectividad y economía. Es el encargado, de satisfacer las necesidades y preparación computacional a todos los miembros de una empresa, es el responsable de ofrecer soluciones informáticas y el equipo necesario para su implementación. La distinción entre funciones y tareas puede centrarse en que las primeras competen al órgano desde el punto de vista rigurosamente técnico, en tanto que las segundas quieren expresar cómo hacer operativas tales funciones. 

Función general del Departamento de Sistemas:

• Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. 
• Facilita el estudio de los problemas de la organización. 
• Logra y mantiene un sólido plan de organización 
• Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.  Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización. 
• Vela por la programación de aplicaciones.
• Soporte a usuarios.
• Administración de la red.
• Administra usuarios.
• Respaldo de información de la organización.

Cargos y actividades del Departamento de Sistemas: 

• Coordina la atención y resolución de problemas y requerimientos.
• Controla los proyectos asignados al personal.
• Evalúa el software y/o hardware a ser adquiridos por la institución.
• Supervisa las actividades del personal a su cargo.
• Solicita ante su superior la dotación de recursos.
• Controla el inventario de los recursos de informática bajo su responsabilidad.
• Administra el fondo o caja chica de la unidad a su cargo.
• Evalúa periódicamente el desempeño del personal a su cargo.
• Propone soluciones innovadoras a los problemas confrontados por la unidad a su cargo.
• Orienta técnicamente en el área de su competencia al personal bajo su cargo.
• Orienta técnicamente en el área de su competencia a las diferentes dependencias de la institución
• Supervisa que los usuarios cumplan con las normas y procedimientos establecidos para la prestación del servicio.